Jak rozliczyć pokrycie przez centrum kultury wydatków gości konferencji

Centrum kultury organizuje konferencję poświęconą Internetowi jako nośnikowi kultury. Na konferencji pojawi się około 40 osób. Centrum kultury pozyskało od sponsora środki na sfinansowanie zwrotu kosztu uczestnictwa tym osobom. Chodzi o koszty dojazdu oraz przejazdu, koszty noclegów oraz koszty opłaty rejestracyjnej za udział w konferencji. Po złożeniu wniosku uczestnik konferencji otrzyma zwrot tych wydatków. Czy centrum kultury musi pobrać zaliczkę na PIT od wypłacanych kwot? Uczestnicy konferencji nie są pracownikami centrum kultury.